Una empresa con personal hispano, una empresa extranjera que abre oficina en Florida o una oficina pública que recibe documentos en español se topan con la misma pregunta: ¿qué hay que traducir, y con qué requisitos? Esta guía reúne lo que dicen las reglas publicadas, sin exagerar lo que piden.

Empresas

La capacitación de seguridad: que el personal la entienda

La declaración de OSHA sobre capacitación de 2010 dice que la capacitación debe presentarse de una forma que los empleados entiendan, y que si un empleado no habla inglés, debe darse en un idioma que entienda. La regla es la comprensión, no «un manual en español».

Algunas normas lo dicen expresamente. La de patógenos de transmisión sanguínea pide material adecuado al nivel educativo, la alfabetización y el idioma de los empleados (29 CFR 1910.1030). La de comunicación de peligros funciona distinto: las etiquetas y las hojas de datos de seguridad van en inglés, y la empresa puede agregar otro idioma (29 CFR 1910.1200).

Fecha a la vista: en la norma de comunicación de peligros actualizada en 2024, el empleador debe poner al día, para las sustancias, el etiquetado del lugar de trabajo, el programa escrito y la capacitación sobre peligros nuevos a más tardar el 20 de noviembre de 2026. Para las mezclas, la fecha es el 19 de mayo de 2028.

Qué conviene traducir primero: el resumen del programa escrito, los materiales y las pruebas de la capacitación, las hojas de firma de que el empleado recibió la capacitación, los pasos de emergencia y las etiquetas que la propia empresa hace. Ese material se cotiza por palabra: lo explicamos abajo.

El I-9: lo que no hace falta traducir

Las instrucciones del I-9 dicen que, fuera de Puerto Rico, el empleador completa la versión en inglés. Cualquier empleador puede usar la versión en español como herramienta de traducción. Quien ayude al empleado a llenar la Sección 1 firma el Suplemento A. Casi todos los documentos aceptables son de EE. UU., y el empleador no puede pedir documentos específicos. Por eso lo que vale la pena traducir es el material de la contratación, como el manual del empleado o las políticas, no los documentos del I-9.

Una empresa extranjera que se registra en Florida

El artículo 607.1503(2) de los Estatutos de Florida pide que una corporación extranjera presente un certificado de existencia autenticado con no más de 90 días de antigüedad. Si el certificado no está en inglés, debe llevar una traducción bajo juramento del traductor. En la práctica, el traductor firma su declaración ante un notario.

Consiga primero el certificado y su apostilla, y traduzca después, para que no se le venzan los 90 días. Un certificado de 2 páginas con notarización cuesta $29 + $25 + $30 = $84.

Gobierno

El título de un carro o una embarcación extranjera en Florida

El procedimiento TL-03 del Departamento de Seguridad Vial de Florida pide que los documentos de propiedad que no estén en inglés vayan con una traducción escrita. Esa traducción debe firmarla el traductor ante un notario (FLHSMV, TL-03). El traductor declara que domina los dos idiomas, que traduce documentos como parte habitual de su trabajo y que la traducción es exacta. No puede ser alguien que tenga o haya tenido parte en la propiedad del vehículo, como el dueño o un copropietario.

La regla cubre títulos, registros, facturas de compra y pruebas de propiedad de vehículos, casas móviles y embarcaciones. Confirme los demás pasos de la importación con la oficina del recaudador de impuestos de su condado.

Acceso lingüístico: qué cambió y qué no

  • La Orden Ejecutiva 14224, del 1 de marzo de 2025, declaró el inglés idioma oficial y revocó la Orden Ejecutiva 13166. La misma orden dice que no exige cambiar los servicios de ninguna agencia, ni dejar de producir documentos en otros idiomas.
  • El Departamento de Justicia retiró en marzo de 2025 su guía de 2002 para quienes reciben fondos federales. Dijo que la obligación de cumplir el Título VI continúa.
  • Hacienda (marzo de 2026) y Seguridad Nacional (julio de 2026) retiraron también sus guías.
  • Desde el 6 de febrero de 2026, los exámenes de licencia de conducir de Florida se dan solo en inglés.

Nuestra lectura: estos cambios tocan cómo las agencias ofrecen servicios en otros idiomas. No cambian las reglas que piden al público entregar traducciones al inglés, como la del título de un vehículo en Florida o la de USCIS. Esa regla de USCIS, 8 CFR § 103.2(b)(3), sigue pidiendo la traducción completa y certificada de todo documento en otro idioma.

Cómo cotizamos

Hay dos formas de precio, según el tipo de documento:

  • Manuales, capacitaciones, políticas, contratos y trabajo recurrente. Es contenido propio de la empresa, y necesita un glosario, la misma terminología en cada versión y su formato. Lo cotizamos por palabra: desde 9 centavos por palabra, según el volumen, el tema, el formato y el plazo. Le enviamos una cotización formal antes de empezar, y si el trabajo se repite cada mes, tiene precio por volumen.
  • Documentos oficiales: el certificado de existencia de la empresa, el título de un vehículo, un acta o un diploma de un empleado. Van por página: $29 la primera y $25 cada adicional del mismo pedido, de hasta 500 palabras, y entregamos de 1 a 3 páginas en 1 a 2 días hábiles. La notarización suma $30 por pedido.

En los dos casos, Jorge Cardona traduce y firma, con doble revisión y verificación, y facturamos con orden de compra (PO). Para conocer nuestro trabajo, le traducimos y certificamos gratis las 2 primeras páginas de un documento real, una vez por empresa o institución. Pida la muestra gratis. Vea las condiciones para empresas e instituciones.

Fuentes

Fidelis Certified Translations es un servicio de traducción independiente. No está afiliado a OSHA, a USCIS, al Estado de Florida ni a ninguna agencia del Gobierno de EE. UU. Este contenido es informativo y no es asesoría legal.

Pedir cotización